Digitalizar documentos es una forma conveniente de crear más espacio en la oficina u hogar y ademas ayuda a facilitar el acceso a los archivos.
Convertir sus registros en papel en documentos electrónicos puede generar enormes beneficios, dos cosas importantes son simplificar el acceso y la distribución de información en toda su organización, y reducir los costos de administración de registros.
En concreto, digitalizar documentos ayuda a reducir los requisitos de almacenamiento de registros físicos, es algo bastante posible con esta técnica y es hora de animarse a probarlo.
Internet se está convirtiendo rápidamente en la forma más común de transferir datos, por lo que ahora es el mejor momento para realizar el cambio digital.
Ahora nos vamos a enumerar los pasos que se deben tener en cuenta para poder hacer una digitalización de documentos:
- Es importante tener una idea del tipo de documento que desea convertir y esto le ayudará a elegir el método a utilizar para digitalizar. Por ejemplo, los documentos a doble cara o documentos en color deberán tratarse de manera diferente a los comunes.
- Asegurarse de que sus documentos estén listos para la digitalización parece simple, pero es de suma importancia asegurarse de que estén limpios de objetos mundanos, como: clips, notas adhesivas, alfileres y ataduras en espiral.
- Hay una variedad de aplicaciones y software que han hecho posible el escaneo de documentos, esto puede hacerse incluso directamente desde sus dispositivos móviles. Las impresoras multifunción y los escáneres de superficie plana pueden proporcionar servicios de escaneo asequibles, pero ninguno de ellos es deseable para escanear de gran volumen.
- Ahora en la transición a modo digital se puede almacenar como imágenes o archivos PDF. Elegir entre los dos implica evaluar el documento en sí. Por ejemplo, si se trata de un documento escrito a mano, puede ser más práctico almacenarlo como una imagen.
- También se tiene en cuenta cosas como el OCR (Reconocimiento óptico de caracteres) que se utiliza para convertir imágenes escaneadas en texto codificado electrónicamente.
- Por ultimo, pero no menos importante, la seguridad óptima y la protección del medio ambiente, hay servicios que ofrecen rotación de cintas de datos que incluyen una auditoria completa de sus archivos digitales y la destrucción de archivos digitales de conformidad con la legislación de protección de datos.
Beneficios de la remediación de documentos
La corrección de documentos lleva a la conversión de documentos un paso más allá al incluir etiquetas meta en las imágenes y firmas, al corregir el orden de lectura de las tablas y columnas para su uso por tecnologías de asistencia como los lectores de pantalla.
El papel, el microfilm, la microficha y otros medios de origen se pueden convertir en imágenes digitales. La conversión y la remediación también pueden incluir archivos electrónicos que tienen imágenes y texto que deben presentarse en un formato diferente.
A los documentos electrónicos resultantes se les pueden asignar atributos de índice (metadatos) para un almacenamiento y recuperación rápidos, para un fácil acceso en un sistema de administración de documentos o registros.
Tener el texto dentro del documento permite realizar búsquedas en profundidad y corregir los documentos para utilizarlos con tecnología de asistencia.
El escaneo, la conversión y la remediación de datos electrónicos en formatos accesibles lo ayudan a mantener el cumplimiento de las regulaciones de accesibilidad.
Ademas, permite la re-utilización de la información contenida en los documentos de forma rápida y sencilla.
Ahora que sabes todos los beneficios de esta técnica, ¿te animas a probarla? seguro que te sera de mucha utilidad, considerando la seguridad, el mejor orden y sobre todo la innovación que ofrecen las nuevas tecnologías.