¿Como hacer una digitalización de documentos?

Digitalización de documentos

Digitalizar documentos es una forma conveniente de crear más espacio en la oficina u hogar y ademas ayuda a facilitar el acceso a los archivos.

Convertir sus registros en papel en documentos electrónicos puede generar enormes beneficios, dos cosas importantes son simplificar el acceso y la distribución de información en toda su organización, y reducir los costos de administración de registros.

En concreto, digitalizar documentos ayuda a reducir los requisitos de almacenamiento de registros físicos, es algo bastante posible con esta técnica y es hora de animarse a probarlo.

Internet se está convirtiendo rápidamente en la forma más común de transferir datos, por lo que ahora es el mejor momento para realizar el cambio digital.

Ahora nos vamos a enumerar los pasos que se deben tener en cuenta para poder hacer una digitalización de documentos:

  1. Es importante tener una idea del tipo de documento que desea convertir y esto le ayudará a elegir el método a utilizar para digitalizar. Por ejemplo, los documentos a doble cara o documentos en color deberán tratarse de manera diferente a los comunes.
  2. Asegurarse de que sus documentos estén listos para la digitalización parece simple, pero es de suma importancia asegurarse de que estén limpios de objetos mundanos, como: clips, notas adhesivas, alfileres y ataduras en espiral.
  3. Hay una variedad de aplicaciones y software que han hecho posible el escaneo de documentos, esto puede hacerse incluso directamente desde sus dispositivos móviles. Las impresoras multifunción y los escáneres de superficie plana pueden proporcionar servicios de escaneo asequibles, pero ninguno de ellos es deseable para escanear de gran volumen.
  4. Ahora en la transición a modo digital se puede almacenar como imágenes o archivos PDF. Elegir entre los dos implica evaluar el documento en sí. Por ejemplo, si se trata de un documento escrito a mano, puede ser más práctico almacenarlo como una imagen.  OCR
  5. También se tiene en cuenta cosas como el OCR (Reconocimiento óptico de caracteres) que se utiliza para convertir imágenes escaneadas en texto codificado electrónicamente.
  6. Por ultimo, pero no menos importante, la seguridad óptima y la protección del medio ambiente, hay servicios que ofrecen rotación de cintas de datos que incluyen una auditoria completa de sus archivos digitales y la destrucción de archivos digitales de conformidad con la legislación de protección de datos.

Beneficios de la remediación de documentos

La corrección de documentos lleva a la conversión de documentos un paso más allá al incluir etiquetas meta en las imágenes y firmas, al corregir el orden de lectura de las tablas y columnas para su uso por tecnologías de asistencia como los lectores de pantalla.

El papel, el microfilm, la microficha y otros medios de origen se pueden convertir en imágenes digitales. La conversión y la remediación también pueden incluir archivos electrónicos que tienen imágenes y texto que deben presentarse en un formato diferente.

A los documentos electrónicos resultantes se les pueden asignar atributos de índice (metadatos) para un almacenamiento y recuperación rápidos, para un fácil acceso en un sistema de administración de documentos o registros.

Tener el texto dentro del documento permite realizar búsquedas en profundidad y corregir los documentos para utilizarlos con tecnología de asistencia.

El escaneo, la conversión y la remediación de datos electrónicos en formatos accesibles lo ayudan a mantener el cumplimiento de las regulaciones de accesibilidad.

Ademas, permite la re-utilización de la información contenida en los documentos de forma rápida y sencilla.

Ahora que sabes todos los beneficios de esta técnica, ¿te animas a probarla? seguro que te sera de mucha utilidad, considerando la seguridad, el mejor orden y sobre todo la innovación que ofrecen las nuevas tecnologías.

Anímate y deja tu comentario